بهره وری شخصی خود را با 15 عادت افزایش دهید

از غرغر زدن سرکار تا تغییر چیدمان میز کارتان، 15عادتی که با تغییر آن‌ها بهره وریتان در طول روز بهبود می‌یابد

آدم‌های با بهره وری زیاد در طول روز، سوپرانسان نیستند!

آنها به عادات بسیار ساده‌ای تسلط دارند. بعضی از این عادت‌ها قابل حدس زدن هستند مثلا هشت ساعت خواب شبانه داشتن و میز کار را همواره مرتب نگه‌داشتن و بعضی دوست دارند در طول روز چرتی کوتاه داشته ‌باشند.

در زیر 15 روش ساده آورده شده است که با عمل به آن‌ها می توان بهره وری بهتری در طول روز داشت:

1. میز کارتان را سامان داده و مرتب کنید.

محیط کار آشفته

درست است می‌گویند خلاقیت در اشفتگی ظهور می‌کند اما یک دفتر آشفته کمک خوبی در انجام کارهایتان نیست. Josh Davis مسئول تحقیقات سازمان Neuro Leadership و نویسنده Two Awesome Hours می گوید: توجه ما برنامه‌ریزی شده‌است تا هر آن چه جدید است را جذب‌کند. پرونده‌های جلوی دید، کارهای ناتمام را یادآوری می‌کنند. همواره به یاد‌داشته‌باشید یک کتاب خوانده نشده، فرصتی برای طفره رفتن همیشگی از خواندن آن است. اگر هم چنان اصرار دارید که بی نظمی هیچ تاثیری بر شما ندارد باید بگوییم که بی نظمی حداقل در تمرکز بر کارتان تاثیر منفی خواهد گذاشت. پس همین الان شروع به مرتب کردن محیط کاریتان بکنید.

محیط کار مرتب

افراد با دفتر مرتب پشتکار بیش‌تری دارند و کم‌تر خسته و کسل می‌شوند. بر اساس تحقیق اخیر درHarvard Business Review  کارکردن روی میز مرتب باعث طولانی‌شدن ساعت کاری تا 1.5 ساعت می شود. احتمالا تجربه کردید کار در محیط آشفته مخصوصا محیطی که خودتان شلوغ کردید بعد از مدتی تبدیل به خوابی دلچسب می‌شود Grace Chae استاد School of Business at Temple University می گوید: یک محیط سازمان‌دهی نشده برای کارکردن واقعا دست‌وپاگیر است.

2. قسمتی از 20% باشید

Charlott معلم Kimberly Medlock درکالیفرنیای‌شمالی می‌گوید: مهم نیست چه قدر روز شلوغ و پرکاری دارید مهم این است بتوانید 90 دقیقه از ساعات کاریتان را به اصلی‌ترین وظیفه‌تان اختصاص دهید و حتی می توانید باقی 80% زمانتان را تلف کنید همین‌که 90 دقیقه به مهم‌‌ترین اولویت و هدفتان اختصاص می‌دهید عالی است.

3. کمتر کار کنید

آیا فکر می‌کنید با یک ساعت بیش‌تر ساعت کاری، کارکرد بیش‌تری خواهید داشت؟ در سال 2014 John Pencavel استاد دانشگاه استانفورد مطالعه ای روی ساعت کاری کارگران در جنگ جهانی اول انجام داد. با افزایش ساعت کاری تا 49 ساعت بهره وری افزایش می یافت اما بعد از 49 ساعت روند دیگر صعودی نبود. به طوری که کارگران با 70 ساعت‌کاری، بهره وری مشابه با کارگرانی با 56 ساعت کاری داشتند.

4. کار با تلفن‌همراه را متوقف کنید

شاید شما نیز جزء کسانی باشید که در ساعات کاریشان، کار با تلفن‌همراه را متوقف می‌کنند اما باید بگوییم متوقف‌کردن کار با تلفن‌همراه کافی‌ نیست و تلفن همراه‌تان باید به طور کامل خاموش باشد زیرا تلفن همراه دلیل عمده حواس پرتی در ساعات کاری است که تمرکز و کارایی شما را تحت تاثیر قرار می‌دهد. در گزارشی که امسال در مجله Experimental Psychology تحت عنوان قدرت دریافت انسان و کارایی نوشته محقققان دانشگاه ایالت فلوریدا منتشر شد بیان شد که حتی اگر به تلفن خود نگاه نکنید لرزش آن باعت حواس پرتی در ساعات کاری است.

5. برای ایمیل از این روش استفاده کنید.

چگونه Alexandra Samuel نویسنده Work Smarter With Social Media زمانی که منتظر پیام مهمی است از آشفتگی دوری می‌کند؟ به این ترتیب

۱. با جستجوی سریع در گوگل، سرویس ایمیل-به-پیام‌کوتاه برای اپراتور موبایلتان پیدا کنید. برای مثال در Verizon، دامنه ایمیل @vtext.com است و اگر شماره موبایل شما ۵۵۵-۱۲۳-۴۵۶۷ باشد آدرس ایمیل شما @vtext.com۵۵۵۱۲۳۴۵۶۷ خواهد بود.

۲. از آدرس بالا استفاده کنید و با اعمال تنظیمات خاص در ایمیل، ایمیل های شما به تلفن همراهتان هدایت خواهد شد.

۳. زمانی‌که کار مهمی در دست‌ دارید نرم افزار ایمیل خود را ببینید و نگران ایمیل ها نباشد و بر کار‌تان متمرکز باشید. با اعمال تنظیمات گفته‌شده در بالا زمانی‌که ایمیل مهمی دریافت کنید به راحتی خبردار خواهید شد.

(البته اینکه در ایران این روش از طریق اپراتورها انجام شود یا نه جای بحث دارد و اگر این امکان فعال بود شما را در جریان خواهیم گذاشت)

6. HVA را جدی بگیرید.

افراد در کارهای به روال معمول کارآمدتر هستند و اگر احساس کنند مانند یک مبارز با موانع بسیار در محیط کاریشان هستند احتمالا کارآمدی آنها با مشکل‌های بسیاری روبرو خواهد شد. اما اگر شما بتوانید بعضی از وظایفتان را محول کنید و به جای آن بر روی کارهای با ارزش بالا (HVA) تمرکز کنید بهره وری بیش‌تری خواهید‌داشت. Hillary Rettig نویسنده The Seven -Secrets of the Prolific می‌گوید: HVA ماموریتی است که در آن از قدرت‌های خود استفاده می‌کنید تا تغییر حاصل کنید و تاثیر بگذارید.

7. ملاقات‌های هوشمندانه‌تر

سه روش برای اینکه از جلسات گروهی خود بیش‌ترین بهره را به دست آورید.

1. نقشه‌ای بریزید.

بسیاری از جلسات صورت جلسه‌ی درستی ندارند در صورتی که ضروری است تا بدانید می‌خواهید چه کاری انجام‌شود. Alan Eisner استاد در  Pace University’s Lubin School of Businesمی‌گوید با تقسیم بندی صورت‌جلسه به سه بخش یا کم‌تر جلسات خود را در زمان کم‌تری برگزار خواهید‌کرد. هم چنین علاوه بر زمان، با داشتن صورت‌جلسه همه افراد می‌دانند که بر روی چه‌چیزی کار شده‌است.

2. حواس‌پرتی را دور بریزید.

ایده‌هایی که در صورت جلسه بیان نشده‌است در یک قسمت مخصوص ( پارکینگ ایده‌ها) قرار دهید. بدین گونه افراد ایده‌هایی که برای آن‌ها مهم هستند ولی در موضوع‌ جلسه نیستند را با خود می‌آورند. Cary Greene همکار نویسندگی Simple Sabotage می‌گوید: این روش، روشی مدرن برای تشخیص و ریشه‌کن کردن معایب رفتارهای روزمره در محل کار شما است که محیط کاری شما را تضعیف می‌کنند. بهترین روش این است که به جای از دست دادن ایده‌ها آن‌ها را بنویسید. اجازه ندهید پارکینگ ایده‌های شما، تبدیل به سیاه‌چاله‌ای برای دفن آن‌ها شود. به خود قول دهید بعد از پایان جلسه، آن‌ها را دنبال می‌کنید.

3. صندلی بازی کنید

جلسات قدم زدن روزبه‌روز مشهورتر می‌شوند؛ اما شما می‌توانید کاری مشابه انجام‌دهید بدون این‌که نیازی به راهرو داشته‌باشید. زمان ۳۰ یا ۴۵ دقیقه‌ای تعیین کنید در پایان این زمان هرکسی باید از جایش بلند شده و حرکت کند، بایستید و بدن خود را حرکت‌دهد.  Karissa Thacker روانشناس محیط‌کار می‌گوید: حرکت مرتب بدن، برای ما در هر حالتی مفید است و حتی باعث تمرکز بهتر هم می‌شود.

8. خوابیدن در میان ساعات کاری

به احتمال زیاد راضی‌کردن رئیستان برای خوابیدن در ساعات کاری، کمی سخت خواهد بود اما تحقیقات دانشگاه میشگان نشان داده‌است چرت روزانه رفتارهای بی‌فکر و تامل را کاهش می‌‌دهد و سطح آستانه خستگی را بالا می‌برد. یافته‌ها هم‌چنین نشان داده است که چرت زدن در محیط کار باعث افزایش بهره وری شود.

9. نسبت به این قاتلان بهره وری آگاه باشید

شناختن عوامل حواس‌پرتی اولین گام برای دوری از آن‌هاست بر اساس مطالعه جامع انجام‌شده در سال ۲۰۱۵ توسط  CareerBuilder پنج عامل حواس پرتی به قرار زیر است:

۱. تلفن‌همراه/نوشتن متن با آن

۲. اینترنت

۳. غیبت

۴. شبکه‌‌های اجتماعی

۵. ایمیل

10. اولویت‌های خود را مشخص کنید

Lisa Zaslow بنیان‌گذار سازمان گوتام در نیورک می‌گوید: برای داشتن کار انجام شده بیش‌تر، به انتخاب‌های روزانه‌تان دقت کنید.

۱. ازروال ذهن خودتان پیروی کنید

ما نمی‌توانیم در تمام ساعات روز با بالاترین کارایی خود کار کنیم. Zaslow می‌گوید: در طول روز زمانی که احساس خوبی دارم کارهایی که نیاز به تمرکز دارند مانند نوشتن را انجام می‌دهم و زمانی‌که خسته ام کارهای روتینی مانند چک کردن ایمیل که نیاز به تمرکز ذهنی کمتری دارند را انجام می‌دهم.

۲. به تعویق انداختن استراتژیک را تمرین کنید

برای تمرکز بر کارهای هدف‌دار و ضروری می‌توانید کارهایی که زیاد مهم نیستند را در حاشیه قرار دهید. Zaslow می‌گوید برای مثال صندوق پست را تنها یک‌بار در هفته باز‌کنید او می‌گوید این روزها هیچ بسته مهمی با تمبر پستی بر روی آن به‌دست شما نمی‌رسد. Zaslow البته خیلی  بخشنده‌تر از این حرفاست. او می‌گوید شما می‌توانید کارهای غیر مهم را در جایی جمع کنید و هر زمان وقت داشتید آنها را انجام دهید.

۱۱. می‌خواهید تمام ساعات روز، خواب آلود باشید

برای شروع یک روز کاری خوب، خواب شبانه کافی است. زیاد خوابیدن همان‌قدر مضر است که کم خوابیدن! محققان موسسه Institute of Occupational Health خواب و عادات کاری ۳۷۶۰ شخص را در مدت ۷ سال بررسی‌کردند و متوجه شدند افرادی که کم می خوابند و یا زیاد می خوابند هر دو به یک اندازه بیمار می شوند!

۱۲. دنبال خورشید راه بیافتید

هرچند دفتری با دید خوب همانند تجویزی برای ذهن‌های سرگردان هست، اما در حقیقت نور خورشید بهره وری را افزایش می‌دهد. در مطالعه‌ای که توسط کمیته انرژی کالیفرنیا انجام شد کارمندانی که نزدیک پنجره می نشینند کارایی بهتری دارند. آن‌ها ۶ تا ۱۲ درصد سریع‌تر و ۱۰ تا ۲۵ درصد در کارهایی که توانایی ذهنی و فکری نیاز دارند بهتر عمل می‌کنند.

۱۳. می‌خواهید انسان‌ها را به حرکت وادارید؟ انسان باشید

داشتن کارمندان باانرژی، نیازمند مشخص‌کردن انتظارات از آن‌ها به صورت واضح و بازخورد مثبت دادن به آن‌ها است. بر اساس مطالعه اخیر  Gallupشرکت‌هایی که با کارمندانش رابطه خوبی دارند ۶۵% کاهش در برگشتی،۲۱% افزایش در بهره وری و ۱۰% افزایش مشتری داشتند.

۱۴. شکایت

بله! شکایت کردن، اما آن را به روش صحیح خودش انجام دهید. شکایت خود را با ایده‌ای برای بهبود کار آماده کنید. دنبال یک راه‌حل و تمرکز بر مشکل باشید. Russell Johnson نویسنده مقاله چاپ شده درthe Journal of Applied Psychology می‌گوید: به جای انتقال احساس منفی که موجب خستگی ذهن نیز می‌شود از احساس مثبت استفاده‌کنید.

۱۵. الپتکال بزنید

ورزش‌کردن نه تنها باعث سلامتی می‌شود بلکه خروجی را بهبود می‌دهد. لازم نیست خودتان را در پیاده‌روی بکٌشید بلکه آهسته راه بروید. محققان University of Otago در نیوزلند دریافته‌اند که روزانه ۲۰ دقیقه پیاده‌روی کمک می‌کند تا موش آزمایشگاهی مسأله را سریع‌تر و موثرتر از موش‌هایی که پیاده‌روی نکرده‌اند حل کند.

منبع